MÔ TẢ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ VĂN PHÒNG CÔNG TY
Bộ phận hành chính nhân sự có vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động và tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Vị trí này có mặt từ các công ty nhỏ cho đến các công ty lớn.
Tách nghĩa của từ “Hành chính” và “Nhân sự”, chúng ta có thể dễ dàng hiểu được nhiệm vụ của vị trí này là đảm nhiệm song song hai nhiệm vụ. Một là các công việc liên quan đến lĩnh vực hành chính, hai là đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc lưu trữ/xử lý thông tin của nhân viên.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ VĂN PHÒNG
I / MỤC ĐÍCH:
- Làm cơ sở cho việc tuyển
dụng, chọn lọc và đào tạo.
- Hướng dẫn cho CBCNV biết
nhiệm vụ trách nhiệm của CBCNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc
thực hiện công việc.
- Tránh công việc không bị lặp lại do người khác đã làm.
- Đánh giá việc thực hiện
công việc.
- Trả công lao động…
II/ PHẠM VI: Áp
dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn chuyên môn cho vị trí Hành chính nhân sự
VP.
III/
NỘI DUNG:
1. Nhiệm vụ thực hiện :
- Đăng tin tuyển dụng
trên các trang web việc làm/sàng lọc hồ sơ/xếp lịch và gọi ứng viên phỏng vấn.
- Quản lý hồ sơ, theo
dõi và thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động, tiếp nhận, điều
động, thuyên chuyển, nghỉ việc đối với người lao động thuộc VP Công ty theo quy
chế, quy định, quy trình của Công ty. Đồng thời kiểm soát lại việc thực hiện
các thủ tục trên của hành chính nhân sự tại các Nhà máy.
- Thực hiện các thủ tục liên quan
đến chế độ chính sách BHXH của các Công ty, theo dõi tiến độ nộp tiền hàng
tháng cho cơ quan BHXH.
- Theo dõi giờ làm việc, thực hiện
nội quy, bảng chấm công, ngày phép, chế độ của Cán bộ nhân viên VP Công ty.
- Trực tiếp tính lương cho Cán bộ,
nhân vên VP Công ty. Kiểm soát toàn bộ bảng lương, bảng công, BHXH, thanh toán
tiền ăn của toàn bộ các Nhà máy.
- Làm đề nghị thanh toán lương,
tạm ứng lương, thông báo lương hàng tháng, danh sách thưởng các dịp lễ tết… cho
VP và các Nhà máy.
- Theo dõi và điều động 02 xe ô tô
( xe phục vụ VP và xe đưa đón)
- Thực hiện soạn thảo thường xuyên
các văn bản hành chính như : quyết định,
thông báo, công văn ..., đồng thời tham gia soạn thảo các văn bản pháp quy của
Công ty như : nội quy, quy chế, quy trình, bản mô tả công việc của các vị trí…
- Hỗ trợ các đơn vị trong việc
trong việc xử lý các vấn đề về nhân sự, tham gia giải quyết những thắc mắc,
khiếu nại, các tranh chấp (nếu có) của CBNV Công ty.
- Đề xuất với giám đốc nhân sự về
việc giải quyết chế độ nghỉ việc, điều động nội bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ
luật, khen thưởng…
- Tham gia thực hiện tổ chức các
sự kiện của Công ty như : tổng kết cuối năm, hội nghị khách hàng, liên quan
tháng, quý, sinh nhật, nghỉ mát…Tổ chức thăm hỏi, hiếu hỷ đến CBNV và gia đình.
- Thực hiện các công việc khác do
Giám đốc nhân sự và Ban lãnh đạo phân công.