QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
Xây dựng quy trình đánh giá kết quả công việc là hoạt động giúp nhà quản lý nắm được toàn bộ năng lực về khả năng làm việc, hiệu quả công việc của từng nhân viên. Từ đó có những phương hướng điều chỉnh để tập thể phòng ban, đội nhóm đạt được mục tiêu đề ra.
1. Mục đích
Quy trình này qui định cách thức, phương pháp và trình tự thực hiện quá trình giao việc và đánh giá hiệu quả công việc đối với cán bộ, công nhân viên của công ty.
2 . Phạm vi áp dụng
- Áp dụng đối với CBCNV tiếp nhận làm việc chính thức.
- Quy trình áp dụng cho hoạt động giao việc, đánh giá hiệu quả công việc đối với cấp trưởng phòng/cấp tương đương trưởng phòng trở xuống.
- Bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức và phối hợp với các phòng ban khác thực hiện quy trình này.
3. Tài liệu viện dẫn
- ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
4. Định nghĩa
- NS: Nhân sự
- ĐGHQ: Đánh giá hiệu quả
- CB, NV: Cán bộ, nhân viên
- T/PT: Trưởng/ Phụ trách
- Hội đồng đánh giá: Được hiểu là các cán bộ đánh giá và phê duyệt kết quả đánh giá của cá nhân.
5. Nội dung
5.1. Chương trình Đánh giá hiệu quả hàng tháng:
5.1.1. Lưu đồ:
5.1.2. Mô tả
5.1.2.1. Giao việc và thống nhất công việc:
- Căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu công việc của phòng/đơn vị, từ ngày 25 – 30 hàng tháng, Cán bộ quản lý lập Bản kế hoạch Mục tiêu công việc theo biểu mẫu BM16.01-00 cho nhân viên cấp dưới trong đó ghi rõ từng mục tiêu, xác định các chỉ tiêu đo lường từng mục tiêu và mức độ quan trọng của từng mục tiêu.
- Việc đưa ra các chỉ tiêu phải đảm bảo các yếu tố:
o Cụ thể, dễ hiểu
o Đo lường được
o Vừa sức
o Thực tế
o Có thời hạn
- Các mục tiêu công việc đưa ra đối với mỗi vị trí yêu cầu khác nhau (theo MTCV từng vị trí cụ thể):
o Đối với các Cấp từ nhân viên khối hành chính và các TBP trở lên do Lãnh đạo cao nhất nhà máy thiết lập các yêu cầu.
o Đối với các cấp từ Tổ trưởng các bộ phận trở xuống do TBP quản lý trực tiếp thiết lập các yêu cầu.
- Sau khi thống nhất được mục tiêu công việc, Mức độ quan trọng từng mục tiêu và chỉ tiêu đo lường, 2 bên cùng ký xác nhận vào bản BM16.01-00, sau đó gửi lại BP Nhân sự ghi lại và Hội đồng đánh giá xem xét, ghi nhận mục tiêu trước ngày 05 của tháng kế tiếp.
5.1.2.2. Thực hiện công việc đã được giao:
- Trong quá trình thực hiện công việc được giao, nếu phát sinh công việc khác, hai bên thống nhất bổ sung mục tiêu và thông báo lại cho Hội đồng đánh giá để cập nhật, theo dõi.
- Thời gian thực hiện công việc để đánh giá hiệu quả trong tháng được quy định bắt đầu từ sau khi kết thúc mục tiêu tháng trước đến ngày cuối cùng của tháng giao việc.
- Trong thời gian thực hiện công việc, cán bộ quản lý trực tiếp lập sổ theo dõi, ghi lại những vấn đề cần chú ý có liên quan đến các mục tiêu KPI để có có cơ sở cho việc đánh giá cuối tháng.
- Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc, các mục tiêu đã thống nhất cá nhân tự đánh giá công việc vào mục (5) (6) Biểu mẫu BM16.01-00 và chuyển cho cán bộ quản lý trực tiếp bằng email hoặc bản cứng (Giấy) trước ngày 30 hàng tháng.
5.1.2.3. Tiếp nhận, ĐGHQ công việc của CB, NV
- Cán bộ quản lý tiếp nhận Bản Đánh giá hiệu quả công việc đã được cấp dưới tự đánh giá, sau đó đánh giá lại hiệu quả công việc và cho điểm vào cột tương ứng, mục (7) (8) trong biểu mẫu BM16.01-00.
5.1.2.4. Tổng hợp kết quả đánh giá:
- Sau khi hoàn thiện công tác đánh giá, Cán bộ quản lý có trách nhiệm chuyển lại cho Phòng Nhân sự (bản cứng, bản mềm) trước ngày 02 của tháng tiếp theo.
5.1.2.5. Phòng Nhân sự kiểm tra và tổng hợp gửi Hội đồng đánh giá trước ngày 03 của tháng tiếp theo.
5.1.2.6. Xem xét, ký duyệt
- Hội đồng đánh giá xem xét, đánh giá lại và điền vào các mục quy định tương ứng.
Kết quả điểm đánh giá của Hội đồng đánh giá sẽ là kết quả điểm của cá nhân.
- Thời hạn hoàn thành việc xem xét, ký duyệt của Hội đồng đánh giá là trước ngày 06 của tháng kế tiếp.
- Phòng Nhân sự nhận lại Bản đánh giá từ Hội đồng đánh giá, căn cứ vào kết quả đánh giá sẽ xếp loại và tính hệ số đánh giá hiệu quả cho cá nhân theo quy định kèm theo.
5.2. Khiếu nại kết quả đánh giá
5.2.1. Cá nhân có quyền khiếu nại tới Hội đồng đánh giá nếu có đủ lý lẽ, chứng cứ về sự không phù hợp của kết quả đánh giá của mình.
5.2.2. Hội đồng đánh giá có trách nhiệm xem xét, xử lý khiếu nại nếu việc khiếu nại có cơ sở.
5.3. Lưu giữ hồ sơ
BP Nhân sự có trách nhiệm lưu giữ các bản tổng hợp kết quả ĐGHQ công việc của CB, NV. Đây là cơ sở để thực hiện trả lương/ thưởng hiệu quả và đánh giá thành tích tháng/ quý/ năm.
6. Hồ sơ
Tổng hợp kết quả ĐGHQ công việc (BM16.02-00), hồ sơ này do BP NS (Nhân viên nhân sự) lưu giữ.
7. Phụ lục
- BM16.01-00 (Biểu mẫu quản lý hiệu quả công việc)
- BM16.02-00 (Tổng hợp kết quả ĐGHQ công việc)
- Các bản MTCV các vị trí trong nhà máy